Kennis beheren en borgen, het blijft mensenwerk!

IKT organiseerde onlangs de tweede Masterminds sessie  ‘Professionalisering  binnen HRM- vakgebied’. Voor deze sessie kwamen acht HR-managers uit de maakindustrie samen. We waren te gast bij Aebi Smidt, een van de bedrijven van een deelnemer, in Holten voor deze sessie. Het thema van deze was ‘Kennis beheren en borgen’ met elkaar kennis op te doen, kennis uit te wisselen en ervaringen te delen over hoe op dit moment de kennis geborgd wordt.

Uit een inventarisatie bleek dat door de vergrijzing veel kennis ‘letterlijk’ de deur uitwandelt. Daarnaast kwam ook naar voren dat kennis wel opgeslagen wordt in documenten en systemen, maar dat het veelal ontbreekt aan consequente overdracht en bijhouden. Dit is ook afhankelijk hoe de leidinggevende dit oppakt en organiseert.

HRM speelt een belangrijke rol in het borgen van kennismanagement. Dit heeft ook invloed om de verdeling van kennis en de ontwikkeling van medewerkers. Goed kennismanagement draagt bij aan hogere klant- en medewerkerstevredenheid. Het verhoogt ook de kans op het direct vinden van het juiste antwoord. Kennismanagement omvat zowel de opslag van kennis in systemen (harde tools) als in mensen (zachte tools).

We gingen tijdens deze ochtend vol energie aan de slag en begonnen met het in kaart brengen van de huidige processen, documentstructuren en systemen. En de huidige situatie rondom de kennisdeling in ontwikkeling van medewerkers. De deelnemers werden aangenaam verrast over de kennissystemen (als CRM, HR Admin, Verzuim, Performance, E-learning) die andere organisaties gebruiken en een toevoeging cq aanwinst voor de eigen organisatie kunnen zijn. Daarnaast werd direct kennis en werkwijzen uitgewisseld over onboarding, periodieke gesprekken, werkgroepen, taakroulatie, kennissessies, training on the job, audits, teamoverleggen.

Om kennis vanuit hard tools en soft tools goed te kunnen borgen moet een cultuur van kennisdeling gecreëerd worden, met leiders die kennis WILLEN delen en een omgeving die vertrouwen biedt. Welke elementen uit een sterke bedrijfscultuur zijn noodzakelijk de cultuur van kennisdeling hierin te laten integreren?  Daar hebben we in mindmapping onze hoofden over gebogen en de opbrengsten gedeeld. Zonder verankering geen continuïteit in borgen!

Om uniformiteit en continuïteit  zouden de PDCA cyclus (Plan-DO-CHECK-ACT) en de IMWR cyclus (inspireren, motiveren, waarderen, reflecteren) cyclus geïntegreerd moeten worden. Die tweede cyclus biedt de HR-manager handvatten in welke fase welke soft tools ingezet kunnen worden.

Uiteraard was de tijd te kort en is nog zoveel meer kennis hierover uit te wisselen. Maar…de eerste stappen zijn naar ieders tevredenheid gezet. En als het begin er is…

Wil je meer weten over cultuur, gedrag, samenwerken in borgen, neem gerust contact op!

Marjana van Belkum